© Copyright 2019 - Alexander Keehnen - All Rights Reserved

  • 20 secrets as a book
  • LinkedIn Social Icon
  • Facebook Social Icon
  • Twitter Social Icon
  • Instagram Social Icon

De 5 eigenschappen van een perfecte to-do lijst

23 Feb 2017

 

Als kenniswerker kun je niet meer zonder to-do lijst. De taken en verzoeken stapelen zich op, en het wordt al snel onmogelijk om alles te onthouden. Bovendien wil je graag al je beloftes aan je collega’s nakomen. Maar is jouw to-do lijst wel optimaal ontworpen?

 

1. Er bestaat slechts één to-do lijst

Je open taken op meerdere plaatsen noteren brengt je vroeg of laat gegarandeerd in de problemen. Hoe kun je prioriteiten stellen als je niet eens een overzicht hebt van alles wat je nog wilt doen? Zorg dus altijd voor één to-do lijst, die je op een centrale plaats bewaart. Zo kun je hem op vrijwel ieder moment van de dag raadplegen of bijwerken. Natuurlijk kun je acties tijdelijk op een andere plaats noteren (bijvoorbeeld een notitieboekje), als je ze later maar op je centrale to-do lijst bijschrijft.

 

2. De prioriteiten staan duidelijk genoteerd

Je hebt nu een lijst met alle open taken. Dat kunnen er vijf zijn, of vijftig; dat hangt bijvoorbeeld af van je rol in de organisatie. Maar hoe bepaal je nou waarmee je zult starten? Het moet in één oogopslag duidelijk zijn hoe belangrijk en urgent iedere taak is, zodat je de juiste taak kunt kiezen om mee te starten.

 

Op een goede to-do lijst staat dus direct vóór iedere taak geschreven wat de prioriteit is (bijvoorbeeld door middel van een cijfer- of lettercode).

 

3. Je houdt een aparte “later lijst” bij

Niets is zo demotiverend als een ellenlange to-do waslijst. Na een dag hard werken verlaat je het kantoor en je lijst staat nog steeds vol met open taken… het lijkt dan wel alsof je helemaal niets gedaan hebt. Daarom is het belangrijk om alle taken waar je niet binnen enkele dagen aan toe zult komen te verwijderen en op je “later lijst” te noteren.

 

Op deze lijst staan activiteiten met een lagere prioriteit waarbij het dus geen ramp is als je er niet aan toe komt. En als in de toekomst een rustigere periode aanbreekt, is dit een goede bron om je to-do lijst vanuit te vullen.

 

4. Je werkt je to-do lijst regelmatig bij

Jouw to-do lijst is jouw anker op het werk. Het is het centrale punt waarnaar je steeds weer terugkeert om te bepalen wat je gaat doen. Daarom is het belangrijk dat deze takenlijst altijd up-to-date is. Dus: zodra een taak is afgerond, verwijder je hem van je lijst. En minimaal eens per dag bekijk je of alle prioriteiten nog kloppen.

 

De 10 minuten per dag waarin je aan het schuiven bent met de prioriteiten van je open taken zorgen ervoor dat je de uren erna met de juiste dingen bezig bent.

 

5. Je to-do lijst is digitaal

Om zo makkelijk mogelijk aan bovenstaande vereisten te voldoen raad ik een digitale to-do lijst aan (je hebt geen fancy apps nodig, ik geef zelf de voorkeur aan MS Word). Een lijst bijhouden op papier is ook prima mogelijk maar kost wel wat extra moeite. Je moet taken namelijk regelmatig overschrijven op een nieuwe pagina, omdat je anders het overzicht verliest. Als je bijvoorbeeld op pagina 2 of 3 nog open taken staan, dan zie je die gemakkelijk over het hoofd.

 

Alexander (de Stressvrij Werken man)

 

 

P.S. Als je een seconde hebt en dit bericht waardevol vindt, wil je mij dan helpen en dit bericht delen op Facebook, LinkedIn of Twitter? Ik weet het, een schaamteloos verzoek… Ik ben je dankbaar 😊

 

P.P.S. Het is makkelijker om voor een stressvrij bestaan te kiezen als je een systeem hebt. Bijvoorbeeld: als je een goede agenda en to-do lijst bijhoudt, kan je jouw planning aanpassen als je merkt dat je haast of drukte voelt. Zo creëer je ruimte om even te ontstressen voordat je weer verder gaat.

 

Ik kan je helpen om zo’n systeem te gaan gebruiken. Op dit moment is de productie van mijn online training “Learn How to Work Stress-Free” in volle gang. Stay tuned: schrijf je hier in voor mijn gratis nieuwbrief met extreem waardevolle tips (en ontvang meteen gratis tips voor stressvrij werken).

 

 

Share on Facebook
Share on Twitter
Please reload

Taal / Language
Please reload

Tags