© Copyright 2019 - Alexander Keehnen - All Rights Reserved

  • 20 secrets as a book
  • LinkedIn Social Icon
  • Facebook Social Icon
  • Twitter Social Icon
  • Instagram Social Icon

Effectief vergaderen in 5 simpele stappen

23 Feb 2017

 

Betrap je jezelf er tijdens een vergadering wel eens op dat je voor de derde keer in een kwartier kijkt of er al nieuwe Whatsappberichten eh… belangrijke emails zijn gearriveerd?

 

Op zo’n moment heb je weer de bekende innerlijke dialoog: “Wat doe ik hier eigenlijk? Kan ik niet gewoon vertrekken? Nee, dat staat zo raar. Ik wacht nog wel een kwartiertje tot het over is.” En in stilte vervloek je de organisator nog maar eens. Want er zijn wel honderd nuttigere dingen die je met je kostbare tijd had kunnen doen.

 

Terwijl het eigenlijk niet zo moeilijk is om zeer effectieve meetings te organiseren. Hieronder zie je de 6 stappen die ervoor zorgen dat niemand jou en je vergaderingen meer in stilte zal vervloeken.

 

Maar eerst wil ik een belangrijk onderscheid maken. Waarom spreek ik van effectieve, en niet van efficiënte meetings? Omdat effectiviteit je eerste doel moet zijn. Je kunt enorm efficiënt het foute onderwerp behandelen, maar daar schiet je natuurlijk niets mee op. De meeting moet zijn doel bereiken. Zo niet, kun je de hele vergadering opnieuw organiseren en dat is de grootst mogelijke verspilling van tijd, moeite en frustratie.

 

 

1. Benoem altijd de DUW van een vergadering.

  • Doel – wat wil je doen. Dit is een werkwoord. Bijvoorbeeld: de planning van het project bespreken.

  • Uitkomst – wat wordt het tastbare resultaat. Dit is een zelfstandig naamwoord. Bijvoorbeeld: een geschreven planning.

  • Waarom is dit belangrijk. Bijvoorbeeld: als het project niet op tijd af is riskeren we een boete, dus het moet snel duidelijk zijn hoeveel tijd we nodig hebben.

Als je de DUW letterlijk vermeldt in de uitnodiging, weten alle deelnemers wat zij kunnen verwachten. Dit geeft ze de kans om zich voor te bereiden en eventueel een collega mee te brengen van wie ze weten dat hij of zij nuttige en relevante kennis bezit. En wanneer jij beter voorbereide mensen aan tafel hebt, zal de kwaliteit van jouw vergadering direct exponentieel toenemen!

 

2. Bespreek de belangrijke onderwerpen eerst.

Net als op je to-do lijst komen belangrijke onderwerpen bovenaan op de agenda. Zo voorkom je dat je met je team bijna een halfuur discussieert over de volgende teambuilding en je daarna nog maar vijf minuten hebt om de nieuwe beloningsstructuur toe te lichten.

 

3. Eindig een vergadering altijd met een samenvatting van de genomen besluiten en afgesproken acties.

Zo kun je eventuele misverstanden direct herstellen, nu iedereen nog aanwezig is. Een extra vraag die ik standaard stel en vaak nog tot nieuwe bevindingen leidt is: “zijn er verder nog dingen waar we aan moeten denken?”

 

4. Schrijf altijd notulen.

Filosofen vragen zich af: als een boom omvalt en niemand is in de buurt om het te horen, maakt hij dan geluid? Hetzelfde geldt wat mij betreft voor meetings: als niemand noteert wat er gebeurd is, heeft hij dan wel plaatsgevonden? Goede notulen benoemen twee zaken duidelijk: de genomen besluiten en de afgesproken acties, inclusief de verantwoordelijke personen en hun deadlines.

 

5. Opvolging: zet een reminder in je agenda om na enkele dagen te controleren of anderen hun acties inderdaad hebben uitgevoerd.

 

Ik geef toe, er is wat discipline vereist om deze vijf stappen uit te voeren. Maar die discipline is gemakkelijk op te brengen als je bedenkt hoeveel tijd je verliest als je de vergadering nog eens helemaal opnieuw moet doen!

 

Een meer uitgebreide methode, die ook gericht is op efficiëntie, staat beschreven in mijn boek “Weg met Stress op Kantoor – in 6 simpele stappen je werklast de baas”. En om kennis te maken met talloze tips voor stressvrij werken op kantoor, kun je je inschrijven voor mijn gratis nieuwsbrief. Je ontvangt bij je inschrijving direct het gratis e-book “Stressvrij Leren Mailen”!

 

 

Share on Facebook
Share on Twitter
Please reload

Taal / Language
Please reload

Tags